Кратко
Единый процесс закупки
Все заявки на закупку фиксируются в одном процессе: от внутренней потребности до закрытия документов.
Прозрачное согласование
Битрикс24 помогает запускать согласование с руководителем и финансами без хаоса в чатах и письмах.
Контроль сроков и отчёты
Руководитель видит запущенные процессы, просрочки, загрузку снабжения и узкие места процесса в моменте, а не постфактум.
Почему компании начинают автоматизировать снабжение
Во многих компаниях снабжение долго держится на чатах, таблицах и устных договорённостях. Пока закупок немного, это кажется удобным. Но по мере роста компании процесс начинает давать сбои: заявки теряются, согласования затягиваются, документы лежат в разных местах, а руководитель не видит общую картину.
Когда закупки начинают влиять на сроки производства, логистики, проектов и исполнения обязательств перед клиентами, процессу уже нужна единая система работы, а не ручная координация.
Типовые проблемы снабжения без автоматизации
- заявки теряются или дублируются;
- непонятно, кто согласовал закупку и на каком этапе она находится;
- нет прозрачного контроля бюджета и сроков;
- документы хранятся в разных местах;
- руководитель не видит реальную нагрузку отдела снабжения;
- сложно найти причины задержек и узкие места процесса.
Что входит в бизнес-процесс отдела снабжения
Бизнес-процесс снабжения — это последовательность этапов, по которой компания закрывает внутреннюю потребность в товарах, материалах, оборудовании или услугах.
Типовой процесс состоит из этапов:
- инициатор создаёт заявку;
- руководитель подтверждает потребность;
- финансы/бухгалтерия согласуют бюджет или лимит;
- снабжение выбирает поставщика и запускает закупку;
- после поставки фиксируются факт, документы и итоговая сумма;
- если закупка не подошла, нужен отдельный процесс возврата и фиксация таких случаев.
Типовые роли участвующие в процессе снабжения
Внутренние
- Менеджер по продажам или внутренний заказчик.
- Специалист отдела закупок / снабженец.
- Директор / управляющий /руководитель.
- Бухгалтер / финансовый директор.
Внешние:
- Заказчик
- Поставщик.
Для настройки ролей необходимо изначально выполнить настройку структуры организации в Битрикс24
Настройте структуру компании
Настройте права доступа
Кому подходит такой сценарий
Производственные и строительные компании
Когда закупки напрямую влияют на сроки производства, объектов, монтажей и исполнения заказов.
Логистика, сервис и мебельные компании
Когда важно контролировать заявки, поставщиков, поставки, документы и работу нескольких ответственных.
Компании с несколькими уровнями согласования
Если закупки проходят через руководителя, финансы, лимиты бюджета и обязательные документы.
Почему для снабжения нужен тариф Профессиональный
Этот тариф нужен, когда в процессе участвуют несколько отделов, ролей, есть сложные сценарии согласования и нужна более гибкая автоматизация внутренних процессов.
Если маршрут закупки короткий, согласование простое, а участников немного, можно начать с типового сценария: карточка заявки, несколько этапов, обязательные поля и базовые уведомления.
Какая нужна автоматизация для отдела снабжения
Автоматизацию лучше всего реализовывать на смарт-процессах в отдельном цифровом рабочем месте, Отдельные воронки для каждой роли участвующих в процесс сотрудников, со своими роботами, триггерами и бизнес-процессами:
- главная воронка для общего понимания статуса заявки,
- воронка снабженца для сброа КП от поставщиков, формирования счетов, оформления доставки
- воронка для согласования и опалаты счетов и получения закрывающих документов
Какие отчёты нужны руководителю
Руководителю как правило важны отчёты:
- по количеству заявок на закуп,
- суммам заявок в закупе на отдельное направление/проект,
- по просроченным закупкам,
- по среднему сроку прохождения заявки,
- по нагрузке сотрудников,
- по этапам, на которых чаще всего возникает задержка.
Эти отчеты помогают сделать анализ и принять решения по оптимизации процесса закупа.
Частые вопросы
Короткие ответы на частые вопросы по автоматизации снабжения в Битрикс24.
Поможем настроить снабжение под ваши процессы
Нужна схема снабжения под вашу компанию?
Поможем разобрать текущий процесс закупок, убрать лишние ручные шаги и настроить Битрикс24 под ваши роли, согласования и сроки.
На консультации можно определить, какую сущность выбрать, какие этапы реально нужны, где поставить обязательные поля и нужен ли тариф Профессиональный именно в вашем сценарии.
— Бесплатные Сайты и CRM.