9:00-18:00
Чем роботы отличаются от триггеров
Многие путают эти два инструмента, потому что оба автоматизируют действия. Разница в том, что запускает автоматизацию.
Робот — это действие, которое выполняется при переходе сделки на определённую стадию. Сделка попала на стадию «КП отправлено» — робот автоматически ставит задачу менеджеру перезвонить через 2 дня. Никаких условий, просто переход = действие.
Триггер — это реакция на событие со стороны клиента или системы. Клиент открыл письмо с КП — триггер переводит сделку на следующий этап. Клиент написал в чат — триггер создаёт лид. Оплата прошла в 1С — триггер меняет статус сделки.
Простая схема:
- Робот = что сделать, когда сделка переходит на стадию
- Триггер = что сделать, когда произошло событие
На практике они работают вместе: триггер переводит сделку на стадию, а робот на этой стадии выполняет действие.
Где применяются роботы в Битрикс24
Роботы и триггеры доступны в нескольких разделах:
| Раздел | Что автоматизируется |
|---|---|
| CRM (лиды, сделки, контакты) | Распределение, уведомления, документы, письма |
| Задачи | Создание задач по шаблону, смена статуса, уведомления |
| Смарт-процессы | Любые бизнес-процессы вне стандартной воронки |
| Бизнес-процессы | Сложные цепочки с условиями, ветками и согласованиями |
Для отдела продаж 90% задач закрывают роботы и триггеры именно в CRM. Бизнес-процессы нужны для нестандартных сценариев: многоуровневых согласований, маршрутизации по условиям, работы с несколькими отделами.
7 рабочих сценариев с роботами
Это не теоретические примеры — сценарии, которые настраиваем в реальных внедрениях.
Распределение входящих заявок
Проблема: заявки с сайта падают на одного менеджера или «в никуда».
Решение: робот на стадии «Новая заявка» автоматически меняет ответственного по очереди (Round Robin) или по условию — например, по источнику заявки или региону клиента.
Дополнительно: если менеджер не принял заявку за 15 минут — триггер эскалирует руководителю.
Уведомление при зависшей сделке
Проблема: сделки «зависают» на стадии неделями, менеджер забывает, клиент уходит.
Решение: робот с таймером. Если сделка пробыла на стадии больше 3 дней без изменений — уведомление менеджеру и руководителю. Ещё через 2 дня без реакции — автоматическая задача «Проверить сделку».
Эффект: количество «мёртвых» сделок сокращается в первые же недели.
Автоматическая отправка КП
Проблема: менеджер вручную формирует и отправляет коммерческое предложение, тратит 10–20 минут на каждое.
Решение: при переходе на стадию «Подготовка КП» робот:
- Генерирует документ из шаблона с данными из карточки сделки
- Отправляет его клиенту по email
- Ставит задачу перезвонить через 2 дня
Триггер отслеживает открытие письма. Если клиент открыл — сделка переходит на «КП просмотрено», менеджер получает уведомление и звонит в нужный момент.
Смена ответственного без реакции
Проблема: менеджер заболел, ушёл в отпуск или просто игнорирует заявку.
Решение: триггер по времени. Если за N часов по новой заявке нет ни звонка, ни задачи — автоматически назначается другой ответственный, руководителю уходит уведомление.
Настраивается отдельно для рабочего и нерабочего времени.
Документы по шаблону
Проблема: договор, счёт, акт — менеджер каждый раз собирает вручную из разных источников.
Решение: робот на стадии «Договор» создаёт документ из шаблона, подставляя реквизиты из карточки контрагента и условия из сделки. Готовый документ прикрепляется к сделке и отправляется клиенту.
Работает для КП, договоров, счетов, актов — для любого шаблонного документа.
Контроль качества после закрытия
Проблема: непонятно, почему клиенты отказывают. Причины не фиксируются или заполняются формально.
Решение: при переходе на стадию «Закрыто (не реализовано)» робот обязывает заполнить поле «Причина отказа». Без заполнения — сделка не переходит дальше. Раз в неделю руководителю уходит автоматический отчёт по причинам отказов.
Повторные продажи по таймеру
Проблема: после закрытия успешной сделки о клиенте забывают. Повторные продажи зависят от памяти менеджера.
Решение: робот при успешном закрытии сделки создаёт новую сделку в воронке «Повторные продажи» с отложенным запуском — через 3, 6 или 12 месяцев в зависимости от продукта. Менеджер получает задачу в нужный момент.
Когда срабатывают триггеры
Триггеры реагируют на события. Вот наиболее полезные для продаж:
| Триггер | Событие | Что делает |
|---|---|---|
| Входящий звонок | Клиент позвонил | Создаёт лид, если его нет в CRM |
| Входящее письмо | Клиент написал | Создаёт лид или задачу |
| Письмо прочитано | Клиент открыл email | Переводит сделку, уведомляет менеджера |
| Оплата счёта | Поступила оплата | Меняет статус сделки |
| Заполнена форма | Заявка с сайта | Создаёт лид, назначает ответственного |
| Сообщение в чат | Написал в мессенджер | Создаёт обращение в открытой линии |
Триггеры особенно полезны в паре с интеграциями: телефония, 1С, мессенджеры, сайт. Чем больше каналов подключено, тем больше событий система отслеживает автоматически.
Триггер отследить создание документа
Триггер отследить изменениезадачи
Типичные ошибки при настройке
Слишком много роботов сразу. Компания настраивает 30–40 роботов на старте, половина конфликтует между собой. Менеджеры получают по 10 уведомлений в день и отключают всё. Правило: начинать с 5–7 ключевых сценариев, проверять в работе, затем расширять.
Роботы без логики стадий. Роботы настраивают, но стадии воронки не описаны — у каждой нет чёткого критерия перехода. Автоматизация работает, но не там, где нужно. Сначала — воронка, потом — роботы.
Уведомления без ответственного. Робот отправляет уведомление «в отдел» или «всем». Никто не чувствует ответственности, никто не реагирует. Уведомление всегда должно идти конкретному человеку.
Забытые роботы после увольнений. Робот был настроен на конкретного менеджера, который уволился. Письма уходят на несуществующий адрес, задачи падают в никуда. Нужен регулярный аудит настроек при кадровых изменениях.
Дублирование с бизнес-процессами. Одно действие автоматизируется и через робота, и через бизнес-процесс. Система выполняет его дважды — клиент получает два письма. Перед настройкой нужно проверить, что уже работает.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли программист для настройки роботов? Нет. Роботы и триггеры настраиваются через визуальный конструктор без кода. Для сложных условий и ветвлений — бизнес-процессы, которые тоже настраиваются в визуальном редакторе. Разработчик нужен только для нестандартных интеграций через API.
Сколько роботов достаточно для старта? Для базовой автоматизации отдела продаж хватает 5–8 роботов: распределение заявок, уведомление о зависших сделках, отправка КП, создание документов, контроль причин отказов. Этого уже достаточно, чтобы почувствовать эффект.
Роботы работают в нерабочее время? Да. Роботы с таймерами и триггеры на события работают круглосуточно. Но можно настроить расписание: например, уведомления менеджерам — только в рабочие часы, а создание лидов — всегда.
Можно ли настроить роботов самостоятельно или нужен интегратор? Простые сценарии — уведомления, задачи, смена ответственного — можно настроить самостоятельно. Для сложных цепочек с условиями, интеграциями и шаблонами документов лучше привлечь интегратора: сэкономит время и избежит типичных ошибок.
Роботы работают только в сделках? Нет. Роботы доступны в лидах, сделках, контактах, компаниях, смарт-процессах и задачах. Для каждого раздела — свой набор доступных действий.
Что происходит с роботами при смене тарифа? Базовые роботы доступны на большинстве тарифов. Некоторые действия — например, роботы в смарт-процессах — требуют тарифа «Профессиональный» и выше. При понижении тарифа роботы сохраняются, но могут перестать выполняться.
Можно ли отследить, какой робот сработал и когда? Да. В карточке сделки отображается история автоматических действий: какой робот сработал, в какое время, что именно было сделано. Это помогает отлаживать настройки и разбирать спорные ситуации.
Поможем Настроить роботов в вашем Битрикс24
Наши контакты
Вы можете связаться с нами любым удобным способом, мы ответим на ваше обращение и поможем решить ваши задачи.
— Бесплатные Сайты и CRM.