О клиенте и задаче
Галатекс — компания, которая сдаёт в аренду крупногабаритную спецтехнику для строительных, дорожных, земляных, монтажных и грузоподъёмных работ. Сотрудники работают на объектах в разных регионах, поэтому найм и вывод человека на участок требуют контроля не только со стороны HR.
В процессе участвуют HR, директор, главный механик, служба безопасности, начальники участков и бухгалтерия. Нужно согласовать кандидата, проверить риски, собрать документы, организовать медкомиссию, оформить билеты и довести человека до выхода на объект.
До автоматизации часть согласований шла вручную: в переписках, звонках, таблицах и личных напоминаниях. Из-за этого было сложно быстро понять, где кандидат застрял, кто должен дать решение и какие документы ещё не готовы.
Как устроили воронку найма
Для найма в Битрикс24 настроили отдельную воронку кандидатов. В ней виден путь от первого контакта до выхода сотрудника на работу или отказа.
- Кандидат найден — HR заводит карточку и заполняет основные данные.
- Согласование с механиком — главный механик оценивает опыт, должность и соответствие участку.
- Проверка СБ — служба безопасности проверяет историю кандидата: судимости, долги, причины увольнения и другие риски.
- Медкомиссия — ответственные контролируют прохождение медицинских процедур.
- Сбор документов — паспорт, СНИЛС, удостоверения и другие файлы собираются в карточке.
- Билеты — фиксируется организация проезда на объект.
- Вышел на работу — успешный финал процесса.
- Неуспешные причины — механик не согласовал, СБ не согласовала, проблема с документами, кандидат пропал или отказался сам.
Так HR и руководители видят не просто список кандидатов, а реальную картину: кто ждёт решения, кто проходит проверку, у кого документы, а кто уже готов к выходу.
Поля, роботы и согласования
В карточке кандидата оставили поля, которые нужны для принятия решения и подготовки к выходу на объект:
| Раздел | Поля |
|---|---|
| Основные данные | Фотография, Соискатель, Контакт, Фактический адрес, Возраст, Подразделение / участок, Вакансия, Опыт работы в должности, Есть карта тахографа, Комментарий HR, Резюме, Ответственный, Наблюдатели |
| Согласования | Решение механика, Комментарий механика, Службой безопасности, Комментарий СБ |
| Документы | Медкомиссия, Комментарии для медкомиссии, Файлы документов, Статус пропуска, Комментарий по пропуску, Билеты, Комментарий к билетам, Плановая дата выхода на работу, Дата приема, ID Обучение |
Роботы и бизнес-процессы ставят задачи ответственным, отправляют уведомления, меняют стадии, завершают задачи согласования и создают следующие действия. Например, после согласования механиком кандидат уходит на проверку СБ, после одобрения организуется медкомиссия, затем сбор документов и билеты.
Если кандидат не прошёл согласование или возникла проблема с документами, причина фиксируется в системе. Это важно для анализа: HR видит не только количество кандидатов, но и причины отказов.
Карточка элемента в Найме
Уведомления
Согласование СБ
Что изменилось после внедрения
40+ кандидатов в месяц под контролем
HR видит, сколько кандидатов находится в работе, кто на согласовании, у кого проблема с документами и кто уже готов к выходу.
Меньше ручных пересогласований
Согласование с механиком, службой безопасности и ответственными по документам идёт внутри одного процесса, без потери решений в переписках.
Быстрее вывод сотрудника на объект
Документы, медкомиссия, пропуск, билеты и дата выхода фиксируются в карточке, поэтому ответственные видят следующий шаг и не держат процесс в памяти.
Итог для Галатекс
Нужна консультация по автоматизации HR-процессов?
Поможем выстроить в Битрикс24 понятный процесс найма: от поиска кандидата до адаптации сотрудника.
На консультации можно быстро оценить текущий HR-процесс, выбрать подходящую логику этапов и согласований.
— Бесплатные Сайты и CRM.