О клиенте
Компания Галатекс занимается предоставлением спецтехники в аренду и обеспечением строительных объектов специалистами. Для такого бизнеса особенно важно, чтобы техника не простаивала, а заявки на запчасти, снабжение и согласование оплат проходили по понятному маршруту без потерь в переписках и ручном контроле.
Задача клиента
На первой встрече стало понятно, что Галатекс нужен не просто учет задач в Битрикс24, а управляемая система внутренних процессов. Компании важно, чтобы сотрудники видели, где именно находится заявка, кто сейчас ответственный, что уже сделано и на каком этапе возникла задержка.
Отдельный акцент был на том, что процессы не должны жить на бумаге, в чатах или устных договоренностях. Для сотрудников, работающих на строительных объектах, важно удобство работы с мобильного телефона, а для руководителей - прозрачность маршрута, роли, уведомления, права доступа, чек-листы.
Главным процессом для автоматизации выбрали закупку запчастей и снабжение. Клиент хотел видеть единый сквозной маршрут: от заявки на запчасть до фотоотчета об успешной установке детали. Дополнительно нужно было учитывать что формирования счета на оплату может быть не только от механиков и нужен отдельный процесс "Оплата счетов", который включает: согласование директором, оплату бухгалтерией (с прикреплением платежки) и, когда нужно, получение закрывающих документов.
Что сделали
На старте подготовили портал Битрикс24 к работе, настроили структуру компании, пригласили сотрудников и распределили права доступа по ролям. Основную логику закупки и снабжения собрали не в сделках, а в отдельных смарт-процессах, чтобы убрать перегруженность карточек и сделать ежедневную работу удобнее.
Отдельно продумали точку входа процесса: закупка должна начинаться именно с заявки на запчасть, а не со счета на оплату. Это критично для контроля, потому что только так руководитель и инициатор быстро видят, где находится заявка, кто за нее отвечает и на каком шаге возникла задержка.
Для Галатекс выстроили архитектуру смарт-процессов:
- Подразделение / участок;
- Техника;
- Заявки на запчасти;
- Снабжение;
- Оплата счетов.
Внутри карточек настроили обязательные поля, связи между сущностями, права доступа, ответственных, служебные поля для синхронизации и пользовательские данные, которые нужны для закупки, логистики и последующего учета техники. Отдельно загрузили в систему 52 единицы техники и справочник подразделений на 13 значений. Для этого использовали вебхук, потому что штатный импорт элементов смарт-процессов в таком сценарии неудобен.
Внутри процессов настроили бизнес-логику, которая связывает этапы между собой: из заявки на запчасть формируется снабжение, из снабжения создается элемент оплаты счетов, логистическая информация синхронизируется обратно в заявку, а если деталь не подошла, система запускает отдельный сценарий повторного закупа.
Это убрало ручную передачу данных между снабжением, бухгалтерией, механиками и руководителями и сделало процесс прозрачным по всем этапам. Всего было добавлено 5 Бизнес-процессов:
- Автозаполнение названия техники
- Оплата счетов
- Создание элемента в СП Оплата счетов
- Заполнение данных по логистике в СП Заявки на запчасти
- БП повторного закупа
Заявка на запчасть
Бизнес-процессы
Согласование оплаты
Результат для клиента
Сквозная цепочка от заявки до установки
Процесс закупки больше не распадается на разрозненные шаги: каждая заявка проходит понятный маршрут от потребности до установки запчасти. За счет этого в Битрикс24 можно быстро понять, где находится конкретная заявка на закупку запчастей и что мешает её завершению.
Автоматическая передача данных между процессами
Ключевые данные переходят из заявки в снабжение и оплату счетов автоматически, а логистика синхронизируется обратно без ручного дублирования. Это снижает риск ошибок и делает согласование оплаты счета в Битрикс24 частью единого процесса снабжения.
Основа для учета техники и дальнейшей автоматизации
Клиент получил единый реестр техники, прозрачную историю действий и фундамент для развития сервисной логики, ремонтов и контроля связанных расходов. Это особенно важно для компании, которая работает со спецтехникой и зависит от скорости снабжения и учета.
Читайте также
Материалы, которые логично продолжают тему автоматизации процессов в Битрикс24.
Поможем автоматизировать снабжение в Битрикс24
Нужна консультация по автоматизации снабжения?
Поможем выстроить в Битрикс24 понятный процесс снабжения: от заявки на запчасть и связанных смарт-процессов до согласования оплаты, логистики, учета техники и контроля нестандартных сценариев.
На консультации можно быстро оценить текущий процесс закупки, найти узкие места, определить подходящую архитектуру сущностей и настроить Битрикс24 так, чтобы снабжение, бухгалтерия, механики и руководители работали в одной системе без ручной передачи информации.
— Бесплатные Сайты и CRM.