Продажи и тендеры под контролем в Битрикс24

Клиент: ООО «РСТ ЭНЕРГО»

Отрасль: энергетика, производство и поставка высоковольтного оборудования по России.

Компания проектирует, производит и поставляет трансформаторы и другое высоковольтное оборудование классов напряжения до 500 кВ. Одна B2B-сделка может длиться месяцами: менеджеру нужно квалифицировать запрос, получить расчёт завода, подготовить технико-коммерческое предложение, пройти тендерную процедуру, согласовать договор, проконтролировать производство и отгрузку.

В процессе участвуют продажи, тендерный специалист, руководитель, бухгалтерия, склад, логистика и заводы-поставщики. Поэтому компании была нужна не просто база контактов, а единая система управления длинным циклом сделки.

Отдельные действия выполнялись, но целостной картины по отделу продаж не было. Руководителю было сложно быстро понять, сколько клиентов реально находится в работе, на какой они стадии, кому отправляли КП, по каким тендерам поданы заявки, какие сделки зависли и как активность менеджера связана с результатом.

Особенно остро вопрос стоял при оценке новых сотрудников на испытательном сроке. Решение приходилось принимать на основе устных отчётов и итоговых финансовых показателей (что тяжело с длинными циклами сделок), не было промежуточных показателей активности на пути к главному результату.

Главная проблема: руководитель видел итог, но не всегда видел потенциал и действия, которые к нему привели — звонки, новые контакты, отправленные КП, тендеры и движение сделки.

Создать в Битрикс24 единое рабочее пространство, где обращения и коммуникации фиксируются в CRM, прямые продажи и тендеры идут по разным связанным процессам, а на каждой стадии сотруднику понятны обязательные действия.

• Собрать звонки, письма, задачи, КП и документы в карточке клиента и сделки.
• Показать руководителю не только финансовый результат, но и активность, которая к нему привела.
• Настроить аналитику по менеджерам, компаниям и отраслям.
• Сократить рутину работы со звонками с помощью BitrixGPT.

У РСТ Энерго одновременно существуют два сценария. В прямой продаже менеджер квалифицирует запрос, получает расчёт завода, готовит ТКП, согласует договор и контролирует исполнение. В тендере добавляются проверка условий закупки, обеспечение, согласование участия, подача заявки, торги, протокол и подписание договора.

Если вести оба сценария в одной воронке, статистика смешивается, KPI сотрудников становятся несопоставимыми, а одна и та же выручка может учитываться дважды. Поэтому процессы разделили и связали между собой.

В CRM организовали работу с лидами, контактами, компаниями и сделками. В карточке сохраняются звонки, письма, задачи, комментарии, документы и движение по стадиям.

Новый запрос больше не существует отдельно от клиента: можно открыть карточку и увидеть, кто обращался, о чём договорились, какое предложение отправили и какой следующий шаг запланирован.

Для команды подготовили инструкцию по ежедневной работе: как создать компанию и контакт, квалифицировать лид, открыть сделку, зафиксировать активность и не оставлять клиента без следующего действия.

Новый запрос → Квалификация → ТКП отправлено → Договор отправлен → Договор подписан → Передано на завод или склад → Согласование отгрузки → Отгрузка и получение документов.

На стадиях фиксируются характеристики оборудования, объект и регион поставки, завод, стоимость, условия оплаты, файлы ТКП и договора, данные по производству и логистике.

Система ставит дела и напоминает о следующем шаге. Если по сделке нет активности, это становится заметно руководителю. После продажи можно запланировать повторный контакт по обслуживанию, модернизации или дополнительной поставке.

Новый тендер → Принят в проработку → Согласование → Согласован → Подача заявки → Торги → Ожидание итогов → Подписание договора.

В карточке хранятся номер закупки, заказчик, НМЦК, тип закупки, закон, площадка, даты, обеспечение, объект поставки, оборудование, расчёты и документы.

Тендерный специалист контролирует процедуру, менеджер готовит техническую часть, себестоимость и ТКП, а руководитель получает задачу на согласование. Роботы напоминают о подаче и торгах. После победы и двустороннего подписания договора создаётся связанная продажа — тендерная активность считается отдельно, а выручка не дублируется.

Интеграция с облачной АТС позволила автоматически фиксировать входящие, исходящие и пропущенные звонки. Запись разговора прикрепляется к карточке клиента или сделки, а новый неизвестный номер может стать лидом.

Руководитель получил два уровня контроля: историю общения по конкретному клиенту и общую статистику по отделу. В выбранном периоде у активных менеджеров система показывала сотни звонков —  800 и более, тогда как у отдельных сотрудников были единичные или десятки контактов.

Количество звонков не стало единственным KPI. Его сопоставили с длительностью разговоров, новыми контактами и компаниями, отправленными КП, сделками, тендерами и результатами прохождения воронки.

В отчётах руководитель может сравнить количество лидов и сделок, входящие и исходящие звонки, продолжительность разговоров, сделки в работе, победы и проигрыши, суммы, конверсию, отправленные КП и участие в тендерах.

Логика оценки стала последовательной: активность → созданные возможности → движение по воронке → коммерческий результат.

Это особенно полезно в первые недели работы нового менеджера. Даже если длинный цикл ещё не завершился продажей, уже видно, создаёт ли сотрудник активность, наполняет ли воронку и доводит ли клиентов до следующего шага.

После подключения подписки BitrixGPT система может расшифровать запись разговора, подготовить резюме, выделить договорённости, предложить заполнение полей карточки, оценить разговор по скрипту и создать дело по итогам звонка.

Менеджеру не нужно повторно слушать длинный разговор, чтобы восстановить детали. Руководитель может быстро прочитать резюме или найти нужный фрагмент в расшифровке.

Для технических продаж это особенно ценно: во время разговора обсуждаются характеристики оборудования, сроки, адрес объекта, условия оплаты и состав коммерческого предложения.

Дополнительно настроили аналитику клиентской базы по компаниям и сегментам: строительство, нефтегазовая отрасль, промышленность, энергетика и другие направления.

Теперь можно увидеть, какие отрасли формируют основную часть базы, где больше активных сделок, в каких сегментах чаще участвуют в тендерах и с какими компаниями давно не было контакта.

Карточка компании стала точкой консолидации контактов, сделок, коммуникаций и отраслевой принадлежности клиента.

Самым важным результатом стала не сама CRM и не количество настроенных полей. РСТ Энерго получила возможность видеть, как именно работает отдел продаж.

На основе количества и продолжительности звонков, активности в сделках и полноты работы с клиентами руководство смогло принимать более обоснованные решения по итогам испытательного срока сотрудников.

Эффективность и неэффективность перестали быть вопросом мнения. Они видны, когда система считает звонки, контакты, сделки, отправленные КП, поданные тендеры и следующие шаги менеджера.

Было

• Данные о клиентах и договорённостях находились в разных каналах (почта, телефон, мессенжеры).
• Прямые продажи и тендеры смешивались.
• Активность оценивалась по устным отчётам.
• Звонки существовали отдельно от сделок.
• Данные по компаниям и отраслям не складывались в единую картину.

Стало

• История клиента собирается в одной карточке, все взаимодействия хранятся в CRM.
• Продажи и тендеры ведутся в отдельных связанных воронках.
• Звонки, письма, КП, задачи и документы связаны со сделкой.
• Активность менеджеров измеряется и сравнивается.
• Решения по сотрудникам принимаются на основе фактов.
• BitrixGPT помогает разбирать звонки и заполнять CRM.

Битрикс24 стал для РСТ Энерго рабочим контуром управления продажами. Компания получила прозрачную картину по менеджерам, клиентам, звонкам, сделкам и тендерам.

Руководитель может увидеть отклонения на раннем этапе — до того, как они превратятся в сорванную продажу или потерянного клиента, ставить планы по сотрудникам и контролировать их выполнение.

CRM не заменяет модель продаж, обучение, скрипты и качественные коммерческие предложения. Но она создаёт основу для управления длинными B2B-продажами: единые правила, сохранённую историю и достоверные данные для решений.