Что такое смарт-процессы в Битрикс24
Если объяснять простыми словами, смарт-процесс — это способ создать в Битрикс24 отдельный рабочий объект под задачу бизнеса. Стандартных сущностей CRM часто хватает только для продаж: лидов, сделок, контактов и компаний. Но в реальной работе компании есть и другие процессы, которым тоже нужна карточка, этапы, ответственные, права и автоматические действия.
Например, это может быть заявка на закупку, вакансия, рекламация, маршрут доставки, сервисное обращение, договор на согласовании или внутренняя заявка сотрудника. Если всё это складывать в сделки, CRM быстро становится перегруженной и неудобной. Смарт-процесс позволяет вынести такой маршрут в отдельную сущность со своей логикой.
Отдельная сущность со своей логикой
Смарт-процесс в Битрикс24 — это собственная карточка со стадиями, полями, правами и автоматизацией под конкретную задачу бизнеса.
Не смешивает внутренние процессы с продажами
Сделки остаются для продаж, а закупки, HR, рекламации, согласования и сервисные заявки можно вынести в отдельные рабочие сущности.
Подходит для автоматизации отделов
Смарт-процессы чаще всего используют для снабжения, логистики, HR, рекламаций, внутренних согласований и сервисных обращений.
Чем смарт-процессы отличаются от сделок и задач
Одна из самых частых ошибок при настройке Битрикс24 — использовать не ту сущность для не той задачи. Чтобы этого избежать, полезно разделять три уровня: сделка — для продаж и клиентской воронки, задача — для конкретного действия, смарт-процесс — для отдельного рабочего объекта со своим жизненным циклом.
- Сделка подходит, если процесс напрямую связан с продажей и работой с клиентом.
- Задача подходит, если нужно поручить конкретное действие и проконтролировать исполнение.
- Смарт-процесс нужен, если объект проходит по стадиям, живёт дольше одной задачи, требует собственной карточки и не должен смешиваться с коммерческой CRM.
Именно поэтому закупка, рекламация, вакансия или внутреннее согласование чаще всего должны вестись не в сделке и не только в задачах, а в отдельном смарт-процессе.
Когда смарт-процессы особенно полезны
Они особенно хорошо работают там, где компании нужна прозрачность маршрута, история действий, отдельные права доступа и автоматизация между несколькими ролями. Это база для более зрелой архитектуры Битрикс24, когда система используется не только для продаж, но и для внутренних процессов бизнеса.
Где применяют смарт-процессы
Снабжение и закупки
Закупку удобно вести как отдельный смарт-процесс: заявка, согласование, передача в снабжение, выбор поставщика, контроль поставки и закрытие документов.
Подробно разобрали в статье.
Логистика и доставка
Смарт-процессы подходят для заявок на перевозку, маршрутов, статусов доставки, контроля отклонений и работы с рекламациями.
HR, рекламации и согласования
Их удобно использовать для вакансий, кандидатов, онбординга, внутренних согласований счетов и договоров, а также для возвратов и сервисных обращений.
Как устроен смарт-процесс в Битрикс24
Воронка и стадии
У смарт-процесса есть свой жизненный цикл: например, новая заявка, на согласовании, в работе, ожидает документы, исполнено, закрыто.
Карточка и поля
В карточку выносят обязательные данные: инициатора, приоритет, сроки, бюджет, комментарии, файлы и другие необходимые пользовательские поля под задачу отдела или конкретного процесса.
Роли и права доступа
Можно отдельно настроить, кто создаёт элемент, кто видит все карточки, кто согласует, кто исполняет и кто контролирует процесс.
Роботы и триггеры
Автоматизация может ставить задачи, менять ответственного, отправлять уведомления, двигать стадию, создавать документы и запускать связанные сценарии.
Связи с другими процессами
Смарт-процессы можно связывать со сделками в CRM, календарем, задачами и другими сущностями. Например, сделка может автоматически создавать заявку на закупку или сервисный процесс.
Дополнительные возможности
Marketplace Битрикс24 предлагает 40+ приложений для смарт-процессов: импорт и экспорт через Excel, гибкие отчёты, визуальное планирование через Гант и другие приложения доступные по подписке BitrixGPT + Маркетплейс.
Когда смарт-процесс лучше сделки
Когда процесс не является продажей, имеет свои этапы, роли и аналитику и не должен перегружать основную CRM-воронку.
Цифровые рабочие места
На базе смарт-процессов можно собирать отдельные рабочие места для снабженца, логиста, HR или сервисного отдела, чтобы сотрудники видели только свои процессы и статусы.
В каком тарифе доступны
Смарт-процессы и цифровые рабочие места в облаке доступны на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз. Именно на этих тарифах можно сделать полноценную автоматизацию
Как внедрить смарт-процесс под свой бизнес
Лучший подход — идти не от функции «смарт-процесс», а от реального маршрута работы. Сначала нужно понять, что именно является объектом процесса: заявка, рекламация, вакансия, договор, доставка или сервисное обращение. Затем определить жизненный цикл: где процесс начинается, какие этапы проходит и где завершается.Затем обязательные данные которые должны быть на входе и на выходе.
Следующий шаг — назначить ответственного за процесс и остальные роли. Кто создаёт элемент? Кто согласует? Кто исполняет? Кто контролирует? После этого обычно собирают минимально рабочую версию: 5–7 стадий, ключевые поля, базовые права доступа, несколько роботов и уведомления по срокам.
Типовые ошибки при настройке:
- Сразу делают слишком сложную структуру с десятками стадий и полей.
- Не продумывают роли и права доступа.
- Пытаются вести внутренний процесс в сделке только потому, что так привычнее.
- Автоматизируют хаос, а не описанный маршрут работы.
- Забывают про уведомления, дедлайны и обязательные поля.
- Лучше сначала запустить пилот на одном понятном процессе, а затем доработать модель по фактическому использованию.
Посмотрите как это работает на практике кейс: автоматизация снабжения и закупок в Битрикс24 для Галатекс.
Частые вопросы
Короткие ответы на частые вопросы по смарт-процессам в Битрикс24.
Настроим смарт-процессы
под ваш бизнес
Нужен смарт-процесс под вашу компанию?
Поможем разобрать текущий маршрут работы, определить, где хватит сделки или задачи, а где нужен полноценный смарт-процесс.
На консультации можно понять, какие стадии и поля действительно нужны, как настроить роли и права доступа, какой тариф подойдёт без переплаты и как внедрить процесс так, чтобы им реально пользовались сотрудники.
— Бесплатные Сайты и CRM.